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Die Betriebsprüfung (BP) ist erfahrungsgemäß der häufigste Anlass einer Überprüfung der Tätigkeit des IT-Beraters in Hinblick auf eine mögliche Gewerbesteuerpflicht.

Steuerrecht
Die neue Betriebsprüfungsordnung (BpO) vom 15.03.2000

1. Wo liegen die Risiken einer Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung (BP) ist erfahrungsgemäß der häufigste Anlass einer Überprüfung der Tätigkeit des IT-Beraters in Hinblick auf eine mögliche Gewerbesteuerpflicht. Der Prüfer des Finanzamts kann und darf quasi alle Unterlagen (Rechnungen, Verträge, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen etc.) einsehen und hat bei selbständigen IT-Beratern das Thema »Gewerbesteuer« regelmäßig auf seiner Agenda. Damit besteht eine erhöhte Gefahr, dass er und damit das Finanzamt Anhaltspunkte finden, aus denen sich eine gewerbliche Tätigkeit ableiten lässt.

2. Was beinhaltet die neue Betriebsprüfungsordnung?

Die neue Betriebsprüfungsordnung (BpO) vom 15.03.2000, die am 24.3.2000 in Kraft getreten ist, bringt einige Verschärfungen mit sich.

So ist die BP nunmehr grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Beraters durchzuführen - nur in Ausnahmefällen darf die Prüfung im Finanzamt oder an einem anderen Ort stattfinden (§ 6 BpO).

Der Betriebsprüfer kann nach der neuen BpO ohne weitere Begründung mehr als drei Jahre zurück prüfen (§ 4 Abs. 3 BpO). Dies ist für die Gewerbesteuer deshalb von Bedeutung, da der Verjährungszeitraum für Gewerbesteuer sieben Jahre beträgt. Im Übrigen können nach der neuen BpO jetzt auch noch nicht steuerlich erfasste Zeiträume bis in die Gegenwart geprüft werden.

Gemäß § 8 Abs. 2 BpO können auch Betriebsangehörige ohne vorherige Zustimmung des Steuerpflichtigen befragt werden.

Die Ankündigung der BP erfolgt nach § 5 Abs. 4 BpO ca. 2 bis 4 Wochen vor der Prüfung. Eine Verlegung des Prüfungstermins kommt nur unter den engen Voraussetzungen des § 5 Abs. 5 BpO (Erkrankung, beträchtliche Betriebsstörungen, höhere Gewalt etc.) in Betracht.

Schließlich muss nach der neuen BpO das Finanzamt die in der Schlussbesprechung noch zu erörternden Aspekte nicht mehr schriftlich mitteilen (§ 11 Abs. 1 BpO).

3. Welche Auswirkungen hat die neue BpO?

Die unter 2. dargestellten Änderungen der BpO stellen eindeutig eine Verschlechterung der Position des zu prüfenden Steuerpflichtigen dar.

Da nach wie vor der genaue Zeitpunkt einer BP nicht vorhersehbar ist, bedeutet dies umso mehr entsprechende Vorsorge zu treffen. Hier mögen in diesem Zusammenhang nur die Schlagworte Verträge, Rechnungen, Visitenkarten sowie Arbeitszimmer genannt werden.

Zwar kommt eine BP in der Regel »nicht über Nacht«, sondern wird angekündigt - die dafür vorgesehenen Fristen (siehe oben) sind jedoch zu kurz, um die möglichen gewerbesteuerlichen Problemfelder zu »beackern« und zu rekultivieren.

Daher wird dringend empfohlen, insbesondere diese Aspekte rechtzeitig und vorausschauend einem in diesem Bereich versierten Steuerberater oder Rechtsanwalt zu erörtern.

Der Gesetzgeber hatte mit Wirkung zum 01.04.1999 den Vorsteuerabzug, für die Anschaffung unternehmerisch und privat genutzter Kfz auf 50 % beschränkt. Dafür musste sich die Bundesregierung beim Rat der Europäischen Union eine nachträgliche Ermächtigung einholen, die am 28.02.2000 erteilt wurde.

Kfz-Vorsteuerabzug von 100 % wieder möglich!
Worum geht es?

Der Gesetzgeber hatte mit Wirkung zum 01.04.1999 den Vorsteuerabzug, für die Anschaffung unternehmerisch und privat genutzter Kfz auf 50 % beschränkt. Dafür musste sich die Bundesregierung beim Rat der Europäischen Union eine nachträgliche Ermächtigung einholen, die am 28.02.2000 erteilt wurde.

Die Geltungsdauer dieser Ausnahmeregelung endete am 31.12.2002.

Beim Bundesfinanzhof (BFH) sind dazu zwei Verfahren anhängig, in denen sich betroffene Selbständige gegen diese Begrenzung des Vorsteuerabzugs wehren (Az. V R 29/00 und V R 30/00).

Da auch der BFH rechtliche Bedenken gegen diese Regelung hat, legte er mit seinem Beschluss vom 30.11.2000 (Az. V R 30100) dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) die Frage nach der Vereinbarkeit der deutschen Regelung mit dem geltendem EU-Recht vor (Az. C-17101).

Mittlerweile sind in diesem Verfahren die Schlussanträge gestellt und der zuständige Generalanwalt beim EuGH hält die der Bundesrepublik rückwirkend erteilte Ausnahmegenehmigung und die deutsche Regelung zum Vorsteuerabzug von 50 % selbst für unvereinbar mit der sechsten Mehrwertsteuerrichtlinie. Der Generalanwalt, der die Entscheidung des Gerichts vorbereitet, stellt in seinem Votum fest, dass die in der Bundesrepublik geltende Begrenzung des Vorsteuerabzuges unverhältnismäßig sei.

Welche Folgen kann die EuGH-Entscheidung haben?

Sollte der EuGH im Sinne des Generalanwaltes entscheiden, bedeutet dies, dass für alle gemischt betrieblich und privat genutzten Fahrzeuge, die ab dem 01.04.1999 angeschafft worden sind, auch rückwirkend der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.

Folgt der EuGH nicht den Anträgen des Generalanwaltes, so bleibt es bei der bisherigen deutschen Regelung.

Was bedeutet dies für Selbstständige?

Mit Beendigung der Ausnahmeregelung fehlt es an einer wirksamen europarechtlichen Regelung. Die nationale Vorschrift des § 15 Abs. 1b UStG gilt zwar weiterhin - Selbstständige können sich jedoch ab dem 01.01.2003 auf die einschlägige europarechtliche Bestimmung des Art. 17 der sechsten EU-Umsatzsteuerrichtlinie, die der Vereinheitlichung des europäischen Umsatzsteuerrechts dienen soll, beziehen und den vollen Vorsteuerabzug geltend machen!

Hierzu gibt es bereits zwei entsprechende Verfügungen der Oberfinanzdirektion (OFD) München vom 20.05.2003 sowie der OFD Nürnberg vom 21.05. 2003.

Ab dem 01.01.2004 gelten erweiterte Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Erweiterte Anforderungen an Rechnungen ab dem 01.01.2004

Ab dem 01.01.2004 gelten erweiterte Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine ordnungsgemäße Rechnung demnach folgende Angaben enthalten

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung einer Anzahlung
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Als zwingend neue Vorschriften sind zur bisherigen Regelung die unter der Nr. 2 und der Nr. 4 genannten Angabe über die Steuernummer und die Rechnungsnummer hinzugekommen.

Zwar ist bereits seit dem 01.07.2002 die Steuernummer, womit nicht die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.), sondern die vom Finanzamt erteilte Steuernummer gemeint war, vorgeschrieben. Jedoch hatte das Fehlern der Steuernummer zumindest in Hinblick auf den Vorsteuerabzug keine negative Auswirkung.

Dies ist nun anders. Der Vorsteuerabzug ist nur dann zulässig, wenn dem Unternehmer eine Rechnung mit richtigen und vollständigen Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG vorliegt. Zu diesen Angaben gehört ab dem 01.01.2004 auch zwingend die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Dabei sind Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gleichwertige Alternativen, unabhängig davon, ob die in Rechnung gestellte Leistung gegenüber einem Inländer oder Ausländer erbracht wurde. Somit ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sicherlich die bessere Alternative, da die Bekanntgabe der Steuernummer schon in der Vergangenheit mit erheblicher Skepsis betrachtet worden ist.

Gleiches gilt für die Rechnungsnummer. Hier verlangt der Gesetzgeber »eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird«. Hintergrund ist die bessere Kontrolle der Rechnungen. So kann der Betriebsprüfer bereits an den Rechnungsnummern erkennen, ob z. B. eine Rechnung fehlt.

Der Unternehmer muss zudem eine Kopie jeder ausgestellten und erhaltenen Rechnung 10 Jahre aufbewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Somit müssen beispielsweise Rechnungen, die zwischen dem 01.01.2004 und dem 31.12.2004 ausgestellt worden sind, bis zum 31.12.2014 aufbewahrt werden.

Erfüllt eine Rechnung ab dem 01.01.2004 die oben genannten Anforderungen nicht, kann zum einen der Rechnungsempfänger die Rechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen, sodass für den Rechnungsaussteller zumindest eine Zahlungsverzögerung eintritt. Im Übrigen kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung beim Rechnungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Im Übrigen gelten diese Anforderungen unter Umständen auch für Verträge wie z. B. Miet- und Pachtverträge, sofern hier ein Unternehmer eine Leistung abrechnet.

PS: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 19.12.2003 mitgeteilt, dass für die Anpassung der Rechnungen an die neuen gesetzlichen Bedingungen eine Übergangszeit bis zum 01.07.2004 eingeräumt wird.

Dies bedeutet konkret, dass die Finanzämter bis zu diesem Datum auch dann den Vorsteuerabzug gewähren müssen, wenn nicht alle neuen Angaben in der Rechnung enthalten sind.

Dies gilt aber nicht für das Fehlen der Steuernummer - diese muss angegeben werden, wobei nunmehr alternativ aber auch, wie oben dargestellt, die Nennung der Umsatzsteueridentifikationsnummer erlaubt ist.

Aber Achtung: Diese Anweisungen des BMF binden nur die Finanzämter, nicht aber Finanzgerichte, Privatpersonen oder Unternehmer. Um hier eventuelle Probleme auszuschließen, rate ich dazu, bereits heute sämtliche nunmehr geforderten Angaben in die Rechnungen aufzunehmen.

Das komplette BMF-Schreiben ist unter www.bundesfinanzministerium.de einsehbar.

Viele Steuerpflichtige sind der Auffassung, dass Steuerbescheide, gegen die nicht fristgemäß Einspruch eingelegt worden ist, nicht mehr geändert werden können. Diese Ansicht ist falsch! Es gibt unter bestimmten Umständen sehr wohl rechtliche Mittel, auch einen an sich bestandskräftigen Bescheid anzugreifen und das Finanzamt zu veranlassen, diesen zu ändern oder gar aufzuheben.

Änderung von Steuerbescheiden durch »neue Tatsachen«

Viele Steuerpflichtige sind der Auffassung, dass Steuerbescheide, gegen die nicht fristgemäß Einspruch eingelegt worden ist, nicht mehr geändert werden können.

Diese Ansicht ist falsch! Es gibt unter bestimmten Umständen sehr wohl rechtliche Mittel, auch einen an sich bestandskräftigen Bescheid anzugreifen und das Finanzamt zu veranlassen, diesen zu ändern oder gar aufzuheben.

Voraussetzung dafür ist, dass gegenüber dem Finanzamt »neue Tatsachen« vorgetragen werden, wie dies im Bereich der Gewerbesteuer im geschilderten Fall aus der Praxis geschah.

Sachverhalt

Der Selbständige, der ohne einschlägiges Diplom im IT-Bereich seit 1995 beratend tätig war, hatte im Jahre 2001 eine Betriebsprüfung für die Jahre 1997 bis 1999. Im Rahmen dieser Betriebsprüfung kam der Betriebsprüfer zum Ergebnis, dass eine gewerbliche Tätigkeit vorlag. Daraufhin erließ das Finanzamt Gewerbesteuermessbescheide für die Jahre 1995 bis 1999. Der Selbständige akzeptierte diese Einstufung und zahlte die Gewerbesteuer.

Im Jahre 2002 kam der Kontakt zwischen dem Selbständigen und mir zustande. Ich legte gegen den aktuellen Gewerbesteuervorauszahlungsbescheid für 2002 Einspruch ein und beantragte die Aussetzung der Vollziehung der Gewerbesteuer.

In der Begründung legte ich dar, dass die Voraussetzungen für eine freiberufliche Tätigkeit des Selbständigen gegeben waren.

Das Finanzamt folgte meiner Argumentation und stufte den Selbständigen als freiberuflich ab dem Jahr 2000 ein.

Lösung

Da der Selbständige jedoch bereits seit 1995 tätig war und sich seine Tätigkeit nicht wesentlich geändert hatte, beantragte ich, auch die Gewerbesteuermessbescheide 1995 bis 1999 aufzuheben.

Dies habe ich im Wesentlichen mit Hinweis auf § 173 AO (Abgabenordnung) sowie den dazugehörigen Änderungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) des Bundesministeriums der Finanzen vom 06.08.2001 begründet.

Nach § 173 Abs. 1 Nr. 2 AO sind Steuerbescheide aufzuheben oder zu ändern, wenn Tatsachen oder Beweismittel nachträglich bekannt werden, die zu einer niedrigeren Steuer führen und den Steuerpflichtigen kein grobes Verschulden daran trifft.

Voraussetzungen dieser Bestimmung sind, dass

• Tatsachen im Sinne des § 173 Abs. 1 AO vorliegen
• diese Tatsachen rechtserheblich sind, das heißt wahrscheinlich zu einer veränderten Steuer führen
• kein grobes Verschulden des Steuerpflichtigen vorliegt

Da ich das Vorliegen dieser Voraussetzungen im Einzelnen darlegen konnte, hob das Finanzamt die Gewerbesteuermessbescheide für 1995 bis 1999 ersatzlos auf und erkannte den Selbständigen damit im vollen Umfang als Freiberufler an.

Kommentar

Wie gesehen, sind Steuerbescheide nicht nur durch einen fristgerechten Einspruch angreifbar. Auch Bescheide, für die die Einspruchsfrist (1 Monat nach Zugang des Bescheids) bereits abgelaufen ist, sind noch änderbar bzw. können noch aufgehoben werden.

Ob diese Möglichkeit besteht, hängt in diesem Zusammenhang davon ab, ob die oben genannten »neuen Tatsachen« existieren und dem Finanzamt gegenüber glaubhaft gemacht werden können. Dies gilt grundsätzlich für alle Arten von Steuerbescheiden.

Sofern hier auch nur die entfernte Möglichkeit besteht, sollte der Selbständige diese Chance prüfen bzw. durch einen fachkundigen Steuerberater oder Rechtsanwalt prüfen lassen.

Der Nachweis der Kosten eines betrieblich genutzten Fahrzeugs in Form eines Fahrtenbuchs stellt einen konstanten Faktor in der Diskussion mit dem Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen dar.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit Excel?
Dauerbrenner »Fahrtenbuch«

Der Nachweis der Kosten eines betrieblich genutzten Fahrzeugs in Form eines Fahrtenbuchs stellt einen konstanten Faktor in der Diskussion mit dem Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen dar.

Hierbei zweifelt das Finanzamt erfahrungsgemäß jede Form des Fahrtenbuchs an, das nicht in einer bestimmten Papierform geführt wird

Rechtliche Grundlage

Gesetzlicher Anknüpfungspunkt ist die Regelung des § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz), in der von einem »ordnungsgemäßen Fahrtenbuch« gesprochen wird.

Nach der Rechtsprechung, die diesen Begriff im Laufe der Zeit ausgelegt hat, ist ein Fahrtenbuch nur dann »ordnungsgemäß«, wenn es laufend, d.h. ohne Unterbrechungen geführt wird und folgende Inhalte aufweist: Zweck der Fahrt, Zielort, aufgesuchte Geschäftspartner, Zeitangaben und Km-Stände.

Form des Fahrtenbuchs

Neben der papiernen Form sind grundsätzlich auch aussagekräftige Fahrtenschreiber oder elektronische Fahrtenbücher erlaubt.

Nach der bisherigen Rechtsprechung der Finanzgerichte und der Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen muss in diesem Fällen aber sichergestellt sein, dass keine nachträglichen Manipulationen möglich sind.

Genau dies war der Streitpunkt in einem aktuellen Fall, den der BFH (Bundesfinanzhof) zu entscheiden hatte.

Fahrtenbuch als Excel-Tabelle

Der Steuerpflichtige hatte die Aufzeichnungen seiner Fahrten mittels des Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel geführt.

Das Finanzamt erkannte diese Form des Fahrtenbuchs nicht an, mit der Begründung, es gäbe keine hinreichenden Sicherungen gegen nachträgliche Veränderungen - diese müssten aber ausgeschlossen bzw. zumindest dokumentiert sein.

Abweichende Ansicht des BFH

Der BFH hat sich mit seinem Beschluss vom 26.04.2004 (Az. VI B 43/04; DStRE 2004, 931) dieser Auffassung nicht angeschlossen.

Vielmehr hält es der BFH für nicht hinreichend geklärt, ob ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch »ordnungsgemäß« ist oder nicht. Die daran geknüpften Anforderungen seien bislang höchstrichterlich nicht definiert und auch das Gesetz schreibe keine bestimmte Form des Fahrtenbuches vor.

Und schließlich sei auch unklar, welche Folgen ein »nicht-ordnungsgemäßes« Fahrtenbuch habe und ob geringfügige Mängel eines Fahrtenbuches zu dessen vollständiger Unwirksamkeit führen.

Fazit

Da es sich hier um einen Beschluss des BFH im Rahmen eines Antrags auf Aussetzung der Vollziehung handelt, mit welchem das Verfahren an das Finanzgericht zurückverwiesen wurde, muss die gerichtliche Klärung dieser vom BFH aufgeworfenen Fragen abgewartet werden.

Allerdings macht der BFH deutlich, dass ganz offensichtlich sehr wohl verschiedene Formen des Fahrtenbuchs zulässig sein können, womit der Automatismus der Finanzämter, alle Arten von Fahrtenbüchern komplett abzulehnen, die der »eigenen Norm« widersprechen, durchbrochen wird.

Daher sollten alle betroffenen Selbständigen in derartigen Fällen gegen die Nichtberücksichtigung ihrer Fahrtenbücher durch das Finanzamt Einspruch einlegen.

Jedoch möchte ich in diesem Zusammenhang darauf hinweisen, dass sich der Selbständige gut überlegen sollte, ob er ein Fahrtenbuch führen oder stattdessen lieber die 1%-Regelung anwenden sollte.

Insbesondere bei überwiegend privat genutzten betrieblichen Fahrzeugen wird das Fahrtenbuch die schlechtere Variante sein, zumal immer die Gefahr besteht, dass das Finanzamt das mit viel Mühe und Aufwand geführte Fahrtenbuch wegen Mängel komplett verwirft.

Die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch „ordnungsgemäß" nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 und § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Einkommensteuergesetz) ist, war in der Vergangenheit höchst umstritten. Sowohl Inhalt als auch Form des Fahrtenbuches – Papier oder elektronische Tabelle – wurde so zum Gegenstand mehrerer finanzgerichtlicher Verfahren.

Das „ordnungsgemäße" Fahrtenbuch

Die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch „ordnungsgemäß" nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 und § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Einkommensteuergesetz) ist, war in der Vergangenheit höchst umstritten. Sowohl Inhalt als auch Form des Fahrtenbuches – Papier oder elektronische Tabelle – wurde so zum Gegenstand mehrerer finanzgerichtlicher Verfahren.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Mittlerweile hat der BFH (Bundesfinanzhof) hierzu Stellung genommen.

In seinem Urteil vom 16.03.2006 (Az. VI R 87/04) definiert der BFH die maßgebenden Bedingungen eines ausreichenden Inhalts.

Demnach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch grundsätzlich zu den beruflichen Reisen die Angaben

• zum Datum
• zum Reiseziel
• zum aufgesuchten Kunden/Geschäftspartner
• zum Gegenstand der dienstlichen Reise
• zum beim Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.

Diese Angaben müssen dem Fahrtenbuch selbst zu entnehmen sein. Verweise auf ergänzende Unterlagen sind nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.